Sådan kommunikeres med kunder (klientkommunikation) giver glatte projekter.

Det virkelige problem i livet: Projektet er godt, men hvorfor teamet og kunderne næppe taler godt?

Agentur, freelance eller hvert webteam ... har du nogensinde stødt på en situation som denne? Det projekt, du lavede "Designet, er meget smukt." "Komplette funktioner". Kunder er tilfredse med arbejdet. Men når man ser tilbage "arbejdsproces" og næsten ønsker at holde templerne! Kommunikation er fuld af misforståelser, omfangsværker eskalerer, kunderne opfordrer til en privat linje kl.

Hvis du nikker ... støder du ikke på dette problem alene. Dette er en "blind plet", der ødelægger utallige forhold og effektivitet. Det er et mareridt, der er skjult bag et smukt websted. Og er den karakter, der gør holdet godt, skal løbe tør for ild Dette problem er ikke forårsaget af dårlige vaner. Men det var forårsaget af "ingen kommunikationssystemer" er gode nok.

---

Spørg om illustrationer: Billedet viser kaoset i kommunikationen i projektet. Der er pile, der peger på vignetterne mellem ikonet, messenger, e -mail, telefon og arbejdere, der sidder foran templet. Farvetonen ser seriøs ud.

Hvorfor opstår dette problem: Når "linje" er blevet en standard

Hvorfor er kommunikation i projektet så kaotisk? Selvom vi har alle kommunikationsværktøjer, er svaret smertefuldt, men det er sandt ... fordi vi lader "specifik bekvemmelighed" at ødelægge den "systematiske arbejdsproces" indtil slutningen af hovedårsagen til, at jeg altid har stødt på:

1. ingen "centraliseret hub": et projekt til at tale for mange måder, inklusive e -mails, linjegruppe, telefon, Google Docs kommenterer. Nok til at finde vigtige oplysninger eller bekræfte beslutningen. Ingen ved, hvor den endelige konklusion er.

2. Forventningsindstilling mislykkedes: Ingen aftale fra starten af, at "hvordan kommunikerer vi?" For eksempel vil du opdatere hver fredag, hvor mange timer vil blive opdateret, hvilke kanaler til presserende, hvilke kanaler til feedback får kunderne til at forvente at blive svaret straks 24/7?

3. bange for at sige "Kan ikke gøre" eller "skal bede om mere information": Mange gange er teamet hensyntagen til kunderne. Eller bange for, at det overhovedet ikke ser fremme. Få en vag feedback som "Vil du se mere moderne end dette" at gøre straks uden at spørge klart til sidst, var han nødt til at komme tilbage og fikse uendeligt.

4. Proaktive opdateringer (proaktive opdateringer): I stedet for at vente på, at kunderne skal spørge, forsvinder vi i stedet i en uge for at "bakholdsarbejde", hvilket får kunderne til at blive bekymrede. Ikke sikker på, hvor projektet er kommet frem. Og forårsager mistillid

Start af projektet uden en god plan som at rejse uden kort, vigtigheden af opdagelsesfase på webstedet hjertet, der vil hjælpe med at forhindre disse problemer tidligt

---

Spørg for illustrationer: Enkle infografiske billeder viser "skyer af forvirring" med linjekon, e -mail, telefon blandet sammen og få en pil til at påpege "forsinkelse", "omfang eskalerende", "stress"

Hvis det er tilbage, hvordan vil det påvirke: fra bare "irriterende" til "forretningskatastrofe"

Mange mennesker tror måske, at kommunikationsproblemer bare er "nøjeregnende", der er udholdt. Projektet slutter. Men i virkeligheden er dens indflydelse meget mere alvorlig end det. Hvis det tillader, at manglen på at blive en virksomhedskultur, vil det bide din virksomhed langsomt, indtil den er skræmmende:

• Mistede kunder og fremtidige muligheder: Kunder, der oplever dårlige oplevelser, uanset hvor godt arbejdet er, vil han ikke vende tilbage til at bruge din service igen. Og det vigtige er, at han bestemt ikke vil anbefale dig til nogen.
• Overskuddet falder. Øget omkostninger: Hver gang til at afmontere arbejdet, løse ud over omfanget (omfang krybning) eller tilbringe tid med unødvendige møder, det vil sige "omkostninger", både tid og penge, som agenturet skal bære. Der får projektets fortjeneste til at falde eller måske tabet
• Team Burnout: Intet kan ødelægge teamet svarende til at arbejde i et forvirrende og fuldt miljø. Efter at have besvaret tiden eller gentagne gange demontering af jobbet, får dine talentfulde mennesker til at sige farvel
• Bryde mærkets omdømme: I en vigtig æra er munden med munden om, at "dette agentur er svært at arbejde." Kan sprede sig hurtigt og ødelægge den troværdighed, du skabte.

Endelig vil det påvirke kundens beslutning i fremtiden, at den skal vælges til at arbejde med WebFlow Agency eller freelance med en klarere arbejdsproces.

---

Spørg for illustrationer: Linjegrafbilleder, der viser "fortjeneste" og "kundetilfredshed" med ikoner, der vinker farvel. Og pengemanden, der flyvede væk ved siden af

Er der nogen løsning? Og hvor skal det starte: 5 kommunikationssøjler ved "rigtigt arbejde"

Den gode nyhed er, at dette problem kan løses! Og har ikke brug for nogen magiske værktøjer, bare skift for at bruge "systemet" klart og følge disciplin. Her er 5 søjler, som verdens -klassebureauer bruger til at kommunikere med kunderne. Og du kan starte med det samme:

1. Start med et magtfuldt kick-off-møde: Før det faktiske arbejde for at afholde et møde for at åbne projektet 1 gang for at "sætte regler" sammen for klart at fortælle, hvem hovedkontakten for hver part, er målet med projektet, hvilken måde at opdatere og hvor meget frekvens og processen med anmodning om feedback.

2. build "Project Hub" (Project Hub): Annuller vignetter! Vælg at bruge projektstyringsværktøjet. Bare "et sted" er centrum som Asana, Trello eller Clickup for at tildele, følge op og holde al feedback på et sted. Let at søge og referere

3. Indstil "kommunikationscadence": Opret komfort for kunder med konsistente opdateringer, såsom at sende ugentlig statusrapport hver fredag eller har en kort tale i 15 minutter hver mandag. Så at kunderne føler, at projektet altid går videre, og han er altid involveret god information fra Asana anbefaler de bedste retningslinjer i denne sag.

4. design "Effektiv feedback" -proces: Gør feedback let og klar for kunderne. Kan bruge visuelle feedback -værktøjer som Loom (videooptagelse og tale) eller Markup.io (faktiske kommentarer på nettet) til at reducere tvetydighed. Og specificer klart redigeringsrunden, såsom "Indsaml al feedback inden denne onsdag."

5. "Skriv alt" (dokumenter alt): enhver vigtig beslutning, der opstår på mødet eller taler. Skal sammenfattes og sendes skriftligt (såsom mødeminutter) for at bekræfte den samme forståelse, dette vil blive et godt "bevis", der hjælper med at forhindre problemer. "At tale og ikke som aftalt" er fremragende, da Teamwork.com understreger vigtigheden af at skabe en klar kommunikationssti.

---

Spørgsmål om illustrationer: Smukke infografiske shows, der viser 5 søjler, med hvert ikon: 1. kick-off), 2. Dashboard (Project Hub) Icon, 3. 4. Icon Comment (Feedback), 5 Icuntation

Eksempler fra den rigtige ting, der plejede at opnå: når "klarhed" ændrer projektet, der er tæt på at komme tilbage.

For at være klarere vil jeg gerne hæve historien om et af de "kreative agenturer", der har modtaget et stort e-handelswebstedsprojekt. De fik næsten projekter til at falde elendigt på grund af ren kommunikation.

Situationen før kaoset: I begyndelsen brugte teamet linjegruppen til at kommunikere med feedback-kunderne blev sendt i realtid fra 3-4 beslutningstagning i kundeselskabet. Hvor hver person afgiver den opfattelse, der ikke stemmer overens med designerholdet, er nødt til at løse hjemmesiden mere end 8 gange, fordi de har modtaget kommentarerne om, at "stadig ikke kan lide at" kontinuerligt komme i projektet blev forsinket i 1 måned, og holdet begyndte at blive modløs.

Turning Point: Project Manager besluttede at "stoppe" alt kaos. Han kaldte et presserende møde med kunder og præsenterede. "Nyt kommunikationssystem" ved at anmode kunderne om at udpege "den eneste hovedbeslutning -der skaber", der vil samle al feedback og flytte al kommunikation på Asana og planlægge leveringsrunden og anmode om en klar feedback hver uge.

Resultatet: Efter at have brugt det nye system ændrede alt sig som et projekt! Feedback, der plejede at være mere systematisk og rydde, ved holdet, hvem man skal lytte til, og hvad man skal løse. De kan levere arbejdet i henhold til planen. Og projekter, der er forsinket. Afsluttet "1 uge for tidligt". Det vigtigste er, at kunderne er meget imponeret over professionalisme, at de beslutter at ansætte et langvarigt kontinuerligt projekt. Dette er den kommunikation, der er ændret fra "katastrofe" til at være en "gylden mulighed".

---

Spørg om illustrationer: side om side før & sidebillede. Venstre er et kaotisk projekt (kaoset) med en hytte. Højre side er resultatprojektet (resultatet) er en klar lige linje, der fører til trofæet og succes. Med kunder og teamet ryster hænderne med et smil

Hvis du vil følge, hvad skal jeg gøre? (Kan bruges med det samme): Tjekliste kommunikerer med en professionel kunde.

Læs her, du vil sandsynligvis tilpasse dig dit projekt, ikke? Du behøver ikke vente! Prøv at bruge denne tjekliste til at justere din proces med det samme:

1. Opret en skabelon "Kick-Off Meeting Agenda": Liste over emner, der skal diskuteres (mål, omfang, team, værktøjer, kommunikation), og brug denne skabelon med alle nye projekter.
2. Vælg det rigtige "projektstyringsværktøj". Uanset om Asana, Trelllo eller Clickup at vælge imellem og annonceret som hovedkommunikationskanalen for "Today" -projektet.
3. Indstil "tilbagevendende begivenhed" i kalenderen: Opret en aftale til "ugentlig opdatering" med kunderne på vejen med det samme. Få det til at blive en uundværlig rutine
4. Enkle "feedback" -regler: Kommuniker klart med kunder, såsom "Vi accepterer 2 vigtigste feedback. Den første runde efter at have sendt første udkast og den anden runde efter at have sendt det endelige udkast"
5. Opret en "Middle Folder" på skyen: Indstil Google Drive eller Dropbox til projektet. For at gemme arbejdsfiler skal du sammenfatte mødet og alle vigtige dokumenter, som alle i teamet og kunderne kan få adgang til.

Disse ændringer kan føles fast i den første fase. Men de lange -termesultater er enorme og er et vigtigt grundlag for at ansætte webflow -udviklere af høj kvalitet, fordi talentfulde mennesker har en tendens til at se efter professionelle arbejdsprocesser.

---

Spørg om illustrationer: Smukke tjeklistebilleder, minimal stil med hver komposition, der er let at forstå, at læseren kan tage et billede af skærmen for at se straks.

Spørgsmål, som folk har en tendens til at undre sig, og de svar, der er ryddet

Jeg samler populære spørgsmål om kommunikation med kunderne. Med klare svar og kan faktisk bruges

Spørgsmål: Hvad skal jeg gøre, hvis kunden er stædig? Uanset hvad, vil det tale om linje som før?
Svar: Start med at forklare de "fordele", som kunderne vil modtage fra brugen af Project Hub, såsom "kunder vil være i stand til at se fremskridtene i hvert job på et sted. Vær ikke bange for dataene, der er faldet." Men hvis kunden stadig bekræfter kan bruge kompromismetoder, nemlig ved hjælp af linjegruppe til "presserende anmeldelse", men alle beslutninger og feedback skal ske gennem det centrale system, som vi kun har aftalt.

Spørgsmål: Hvor ofte skal du opdatere arbejdet for kunderne at blive kaldt "fit"?
Svar: Der er ingen fast formel, men "mindst en gang om ugen" er den bedste standard. Den vigtige ting er "aftalt på forhånd" på kick-off-møde. Nogle komplekse projekter har muligvis brug for en kortvarig daglig stand-up, mens det lille projekt muligvis er tilstrækkelig ugentlig rapport.

Spørgsmål: Vil håndtere en vag feedback "Vil du være WOW" eller "Hvordan får man det til at se bedre ud"?
Svar: Gør det ikke! Skift dig selv til en "detektiv" og stille spørgsmål tilbage, såsom "WOW 'i hjertet af dine kunder. Kan du give et eksempel på et websted, du kan lide?" Eller "Hvilket punkt i det aktuelle design, der føles mangler?" Vil hjælpe med at spare meget tid, og dette er en vigtig færdighed, der adskiller gode e-handelsstrukturer med generelle teams.

---

Spørg om illustrationer: Q & A -stilbilleder med spørgsmål, spørgsmål og lyspærer af forståelse. Kombineret med ansigtet, der ser mere afslappet og selvsikker ud efter at have modtaget svaret

Resumé for at være let at forstå: Kommunikation er ikke blød dygtighed, men "projektet med projektet"

På dette tidspunkt håber jeg, at alle vil se det samme image, at "kommunikation med kunder" ikke er et spørgsmål om talent eller personligt talent, men det er en "forretningsproces", der kan designe, praksis og forbedre.

Investeringen er udvidet til at skabe fremragende kommunikationssystemer fra den første dag. Er den investering, der giver det højeste afkast, det hjælper med at reducere risici, spare omkostninger, opretholde kvalitetsteam. Og vigtigst af alt, det forvandler "kunder" til en "partner", der er klar til at vokse og fortælle dig succes med dig.

Lad ikke fejlkommunikationen være opnåelsen af dit agentur længere. Det er tid til at ændre sig fra kaos til professionalisme. Ægte!

Hvis du leder efter en partner, der forstår den systematiske arbejdsproces og har specialiseret sig i at oprette websteder, der møder Vision X Brain -forretning, er klar til at give rådgivning og designwebstedsudvikling med WebFlow , der vil gøre alle dine projekter glatte og succesrige!

---

Spørg om illustrationer: Kraftige sidste billede viser billeder af teamet og kunderne i tillid. Med baggrunden af en graf, der stiger med et smukt websted på skærmen, er det et billede, der formidlede succes og god partner.

‍