Klient Onboarding -tjekliste: Forbered dig på kunderne til projektets succes.

"De første knapper er forkerte ... Det er alt forkert." Problemet, som agenturet faktisk stødte på, da de nye nye kunder ombord mislykkedes.

E -mail -advarsler "Bekræft underskrivelsen af kontrakten" højt, alt teamet i agenturet er lykkeligt og har en brand på arbejdet. Men når de er dybt inde i hjertet ... er der en lille skjult bekymring. "Håber, at denne kunde vil forstå det samme med os." Har du nogensinde følt dig sådan? Følelse, der ser ud til at rejse lange afstande, men stadig ikke er sikker på, om kortet i hånden er korrekt eller ej

Det klassiske problem, som næsten ethvert agentur må have stødt på, er "forventningsmæssig uoverensstemmelse", vi tror, at kunderne forstår omfang som A, men kunderne forstår i B som halvvejs. I sandhed ser det ud til ... de nødvendige datafiler er endnu ikke, kundens nøgleperson, der skal tage en beslutning, har aldrig deltaget i mødet, den leverede feedback er helt i strid med den første brief. Endelig blev projektet forsinket. Budget eskalerer, og det værste er et godt forhold til kunderne. Dette er et mareridt, der starter med et lille punkt kaldet "ombord, der ikke er effektiv".

Hurtig illustration: Chaotic Meeting Desk -billeder spredte dokumenter Agentursteamet har et seriøst og forvirret udtryk. Mens kundesiden peger på planen med utilfredshed formidler en mislykket kommunikation

Hvorfor er den ombord, der er bedre, end du tror? Åbn den sande årsag til kaos.

Hvorfor gentages dette problem? Mange gange, ikke fordi holdet ikke er godt. Eller ikke gode kunder, men på grund af os "på tværs af processen" er det vigtigste. Det er for at skabe "planen for succes" eller klient onboarding -proces, som er den vigtigste årsag, ofte fra:

• Skynd dig og ønsker at starte arbejde: Når kontrakten er underskrevet, vil alle hoppe på arbejde med det samme. Ved at glemme, at fundamentet er stabilt før
• Der er ingen standardprocesser: Hvert projekt starter forskelligt. Afhænger af, hvem der tager sig af at forårsage forvirring både i teamet og med kunden selv
• Spredt kommunikation: Tal gennem e -mails, linje, nogle telefoner, der gør vigtige oplysninger, der falder og finder en vanskelig kilde . Fra begyndelsen var det en uundværlig sag.
• Uklare forventninger: Ingen klar specifikation, som hvem skal gøre? Hvornår skal man levere arbejdet? Hvad er processen med at anmode om feedback? Der får alt til at afhænge af "gætte", som er meget risikabelt

Ifølge HubSpot -data har det selskab, der lægger vægt på kundernes onboarding -proces, en tendens til at opretholde kunderne i det lange løb markant. Dette er ikke kun et spørgsmål om projektledelse. Men det er et spørgsmål om at opbygge tillid og forhold fra starten.

Hurtige illustrationer: Infiguer, enkel, viser et "kryds" -billede, der peger på det kaotiske "ombord" -skilt, der fører til en vikling og fuld af forhindringer. En anden måde at pege på "onboard -systemet" -skiltet, som fører til en glat vej til målet.

Hvis du tillader ombord at mislykkes ... hvad mister dit agentur?

Med udsigt over vigtigheden af ombord er som at forlade båden uden kaptajn eller et navigationskort. Konsekvenserne er alvorlige og negativt påvirker forretningen i det lange løb snarere end du tror:

• Omfangskryp, der ikke kan kontrolleres: Når arbejdsomfanget ikke er klart ved første kunder har en tendens til at anmode om at redigere eller tilføje andre arbejde end aftalt. Hvilket får agenturets omkostninger og tidspunktet for at stige uden at få noget til gengæld
• Dårlige forhold til kunder: Misforståelser og forsinkelse fører til utilfredshed. Endelig kan kunderne afslutte projektet med en dårlig følelse. Og selvfølgelig kommer de ikke tilbage for at bruge tjenesten eller anbefale nogen
• Udbrændthed: Arbejde uden klar retning Gentag arbejdet og håndtering af presset fra kunder, der ikke er tilfredse, er en vigtig grund til, at teamet er godt, din løber tør for ild og kan beslutte at fratræde.
• Mistede både penge og omdømme: Projektet mislykkedes, ikke kun fik dig til at miste penge. Men også ødelægge det akkumulerede omdømme. I den digitale tidsalder spredte den dårlige nyhed sig hurtigere, end du tænker på at lære at ansætte en webflow -udvikler af høj kvalitet, det er en del af risikoreduktionen, men hvis ombord ikke er god, selvom der er gode mennesker, er det vanskeligt at hjælpe.

Investeringer er stærk for at skabe en stærk onboarding -proces, så det er ikke "omkostninger", men "investeringer" for at forhindre, at disse skader opstår.

Hurtig illustration: Billedet af en bjælke, der viser negative virkninger, såsom "omfang kryb 50%", "kundetilfredshed er faldet med 40%", "medarbejdernes fratræden steg" for at understrege de negative effekter.

Løsningen er her! Tjekliste. Ombord nye kunder, der vil ændre kaoset til succes.

Den gode nyhed er ... vi kan forhindre alle disse problemer med enkle, men kraftfulde værktøjer, det vil sige "klient onboarding -tjekliste". Det er et kort, der vil guide dit team og kunder til det samme mål glat. Hjertet i den gode tjekliste består af 3 vigtige dele:

• 1. Forberedelse og velkomst: Opret et godt førsteindtryk. Send velkomstkit, introducer teamet og indstil de vigtigste kommunikationskanaler. Så at kunderne føler, at de vælger, ikke forkert at arbejde sammen med os
• 2. Dataindsamling og kick-off (informationsindsamling og kick-off): Dette er et meget vigtigt trin i opdagelsesfasen eller søgning og indsamling af data. For virkelig at forstå kundernes mål og behov inden kick-off-mødet for at bekræfte forståelse og planer sammen
• 3. Opsætning af proces (Opsætning af processer): Placer helt klart reglerne for arbejde sammen, såsom hvordan man sender arbejde, korrektionscyklusser, statusrapporter og serviceniveauaftale (SLA), især i det arbejde, der har brug for kontinuerlig pleje. Vedligeholdelse SLA

Ledende kilder som HubSpot og Teamwork.com understreger vigtigheden af at have en systematisk proces, som denne tjekliste er det bedste udgangspunkt.

Hurtig illustration: Smukke infografiske billeder opdelt i 3 hoveddele (velkomst, kick-off, proces) med ikoner for hvert trin, såsom ikon, gaveæske til velkomstsæt, kalenderikon til kick-off, gearikon til proces.

Eksempel fra den sande historie: Når "B" -agenturet, skal du dreje spillet med kun en tjekliste.

Jeg vil gerne give et eksempel på "agentur B" (antaget navn). Agenturet accepterede et websted, der havde oplevet kaos, ikke forskelligt fra ovenstående. De fleste projekter har en tendens til at blive forsinket 20-30% mere end tidsplanen, og teamet skal altid arbejde for at løse det arbejde, der "ikke stemmer overens med det korte".

Drejepunkt: Agenturets ledere besluttede at stoppe med at modtage nye job midlertidigt. Og lad alle i teamet komme for at skabe hjernen for at skabe "B's onboarding -checkliste". De stiller hvert skridt fra at sende en velkomst-e-mail, anmoder om brandoplysninger, projektstyringsprogramstyring, til dagsorden for kick-off-mødet, der kræver "myndighed til at beslutte" kunder.

Fantastiske resultater: Efter at have brugt denne tjekliste med alle nye kunder er de resultater, der fandt sted i de næste 6 måneder:

• Projektet er færdigt til tiden eller før 90%.
• Reducer antallet af eksterne værker, mere end 70%
• Mindre arbejdende team, men får mere kvalitetsarbejde
• Kundetilfredshedsindeks (CSAT -score) stigende og vigtigst af alt, de har modtaget "kunder fra referencen" (Reeferral klima) steg med 3 gange!

Dette er et bevis på, at tidsinvesteringer i at skabe en god proces i begyndelsen. Sparer tid, reducere omkostningerne og skabe enorm forretningsvækst i det lange løb

Hurtig illustration: Billeder før. Sammenlign siden. Den første side er et billede af et stressende og træt hold. Efter det samme team er det samme team smilende og samarbejder med kunderne med glæde. Med en graf, der viser bedre resultater

Kan bruges med det samme! Den komplette checkliste til klient til dit agentur.

Klar til at foretage ændringer, ikke? Du kan straks kopiere denne tjekliste for at tilpasse dig dit agentur. Prøv at justere detaljerne for at matche din servicetype og stil.

Fase 1: Umiddelbart efter underskrift (inden for 1-2 arbejdsdage)

✅ Send en e -mail for at takke dig og officielt byde kunder velkommen.

✅ Indsend en komplet kontrakt og faktura (hvis nogen)

✅ Send velkomstpakke (kan være en PDF -fil eller en smuk webside), der består af:

- Anbefal hovedteamet om at passe projektet med billeder og positioner

- Resumé af arbejdsprocessen (projekttidslinje)

- Hovedkommunikationskanaler (såsom Slack, Trello, Asana) og arbejdstid

✅ Send et spørgeskema/formular for at indsamle grundlæggende data (klientspørgsmål) såsom den nødvendige brandretningslinje, login, målet med projektet.

Fase 2: Den første uge (kick-off)

✅ Indstil projektet på projektstyringssystemet og inviter kundesideteamet til at deltage.

✅ Kontroller de oplysninger, der er modtaget fra kunder. Hvis der er nogen del, der ikke er klar, så spørg mere.

✅ Lav en aftale og send dagsorden for kick-off-mødet (understreger, at der skal være myndighed til at beslutte)

✅ Organiser kick-off-møde til:

- officielt kendt

- Gennemgå mål, omfang og tidslinje sammen igen.

- Definer hver parts rolle og ansvar

- Åbn muligheden for at stille- besvare alle spørgsmål

✅ Send et resumé af mødet (mødeminut) til alle involverede inden for 24 timer.

Fase 3: Start af projektet og kontinuerligt arbejde

✅ Begynd at arbejde som planlagt i den første fase

✅ Opret en regelmæssig rapport om fremskridt (f.eks. Ugentlig rapport via e -mail)

✅ Bekræft procedurer og rammer for godkendelse / arbejdsgodkendelse

✅ Kontroller ordren med kunder med jævne mellemrum for at sikre dig, at alt stadig er i samme retning.

Hurtig illustration: Et stort tjeklistebillede, der ser rent og professionelt ud. Der er en kanal, der skal krydses korrekt. Demonstreret systematisk og komplet arbejde

Spørgsmål, som folk har tendens til at undre sig (FAQ) om kunden ombord

Jeg har udarbejdet et spørgsmål, som agenturet ofte undrede sig over denne proces. Med klare svar og kan faktisk bruges

Q1: Hvor lang tid skal onboarding -processen tage?

A: Generelt skal det afsluttes inden for de første 1-2 uger efter underskrivelsen af kontrakten. Nøglen er at gennemføre og effektiv. Ikke kun hastigheden for at krydse vigtige trin kan forårsage lange problemer.

Spørgsmål 2: Hvis kunder ikke rigtig samarbejder i datatransmission, hvad skal jeg gøre?

A: Dette er et vigtigt tegn, der skal styres tidligt! Bør klart specificere i kontrakten eller aftalen om, at forsinkelsen med at sende data fra kundesiden, hvordan vil det påvirke projektets tidslinje som helhed? Og kommunikerer konsekvent for at følge oplysningerne høfligt og professionelt

Spørgsmål 3: Er der en person, der er ansvarlig for klientens onboarding?

A: For små agenturer kan projektleder eller kontoudøvende direktør være ansvarlig for denne proces. Men det vigtige er at have en klar tjekliste, så uanset hvem der får den samme standard som for store agenturer, kan der være en specifik onboarding -specialistposition til at skabe den bedste oplevelse for kunderne.

Spørgsmål 4: Hvilke værktøjer er der for at hjælpe i onboarding -processen?

A: Der er mange gode værktøjer! Såsom Asana, Trelllo eller Monday.com til projektstyring, Slack til kommunikation, Google Drive eller Dropbox til deling af filer og typeform eller Google -formularer til oprettelse af kundespørgeskemaer.

Hurtig illustration: Det store spørgsmål Mark -ikon omgivet af ikoner af forskellige værktøjer såsom Asana, Slack, Google Drive til at kommunikere de løsninger og værktøjer, der kan hjælpe.

Resumé: Skift ombord til et kraftfuldt succesværktøj for agenturer.

Vi har allerede set, at klient onboarding ikke kun er et kedeligt dokument, men en "strategi" er vigtig for at opbygge et stærkt projektfundament. Det er den første knap -Button. Er at skabe indtryk og tillid og er at forhindre mange problemer, der kan forekomme i fremtiden

At have en klar tjekliste vil hjælpe dit team med at arbejde systematisk. Reducer fejl i effektiv kommunikation og det vigtigste er at levere kvalitetsarbejde, indtil kunderne er tilfredse og vil vende tilbage til at bruge tjenesten gentagne gange, det er det, der er adskilt mellem "almindeligt agentur" og "agentur, der er en partner, som kunderne har tillid til"

Vent ikke på, at dit næste projekt støder på kaos igen! Det er tid til at bruge denne klient ombord tjekliste til at ansøge og oprette en ny standard for dit agentur. Begynd at gøre det fra i dag. For den bæredygtige succes for både dig og dine kunder!

Og når din ombord er fremragende fremragende levering er det næste trin. Hvis du leder efter en partner, der er specialiseret i at oprette et websted, der imødekommer forretningsbehov med moderne teknologi, skal du se på vores webstedsdesign og udvikling med vores webflow . Vi er klar til at hjælpe med at ændre din vision for at gå i opfyldelse med en professionel arbejdsproces.

Hurtig illustration: Billeder af agenturet, agenturet og kunder ryster lykkeligt. Med et baggrund af forretningsgrafer, der stiger, formidler en god succes og partner.

‍